Assistant.e de Direction – (H/F)

Missions du poste

Rattaché.e au Secrétariat de Direction, vous assistez les membres du Comité de direction afin d’optimiser
la gestion de leurs activités.
Vous êtes en charge de l’organisation et du suivi de la vie politique des structures de la mutuelle (Conseil
d’administration, assemblées générales…)

Dans le cadre de vos fonctions, vos missions s’articulent de la manière suivante :

• Assister les Directeurs afin d’optimiser la gestion de leurs activités : rédiger des courrier/notes, préparer des rendez-vous et des réunions, élaborer des documents, filtrer et gérer les appels téléphoniques, etc.
• Gérer l’agenda des Directeurs : prendre les rdv, assurer la cohérence des horaires
• Gérer les déplacements des Directeurs, Responsables de services et des salariés
• Réceptionner, enregistrer, trier et distribuer (papier et dématérialisé) le courrier de la Direction
• Préparer et veiller à la bonne organisation des différentes réunions internes et externes
• Assister aux réunions, rédiger les comptes rendus nécessaires et en assurer la diffusion
• Suivre les projets de la Direction
• Coordonner et faciliter la circulation d’informations entre les directeurs et leurs équipes, et entre les Directeurs et l’ensemble des services.
• Informer les directeurs de toutes informations importantes, anomalies ou dysfonctionnement dans l’organisation et le fonctionnement de la mutuelle
• Assurer l’accueil des visiteurs
• Classer et archiver divers documents (papier et numérique)
• Assurer la circulation des parapheurs de demandes de signatures d’engagements de dépenses et/ou règlements
• Gérer les commandes de fournitures pour la Direction et en liaison avec les moyens généraux veiller au bon fonctionnement des moyens à disposition (photocopieurs, café, fournitures…)
• Assurer la gestion des réservations de salles de réunion
• Aider l’autre Assistante de Direction si besoin dans la gestion de ses activités liées à la préparation logistique et administrative.

Profil

De formation Bac +2 minimum, vous avez une expérience significative de 3-5 ans sur un poste similaire,
idéalement acquise au sein d’un groupe de protection sociale.

Compétences & qualités requises

• Maitriser les différents outils bureautiques et les modes de communication (Word, Excel, PowerPoint, messagerie, agenda électronique …)
• Sens des responsabilités
• Savoir gérer les priorités, posséder un grand sens de l’organisation
• Sens de l’initiative
• Excellentes capacités rédactionnelles et expression orale
• Capacité d’appréhender rapidement l’organisation générale et le fonctionnement de la mutuelle
• Discrétion / Sens de la confidentialité
• Rigueur et Autonomie
• Adaptabilité (disponibilité – réactivité – souplesse – polyvalence)
• Curiosité et Force de proposition
• Amabilité et bon relationnel
• Bonne présentation
• Aptitude au travail en équipe
• Bonne capacité de résistance au stress